Jedna z firm, dzięki wdrożeniu rozwiązania do budżetowania i raportowania, zaoszczędziła kilka milionów zł poprzez zamknięcie 10 oddziałów przynoszących straty, o których wcześniej nie wiedziano. Większość dotychczasowych raportów było po prostu „ubarwianych” i dopiero wprowadzenie centralnego systemu BI z możliwością BEZPOŚREDNIEGO dostępu przez Zarząd do informacji analitycznych umożliwiło odkrycie PRAWDZIWEGO obrazu sytuacji

Inne badania okazały ze, sprzedaż średnio 15% towarów z oferty powodowała straty a sprzedaż kolejnych 10% była na granicy opłacalności. Z kolei prawie 82% zysku uzyskiwano ze sprzedaży 23% towarów. Zasada Pareto potwierdza się więc w każdej firmie. Trudno jest jednak pokonać barierę psychologiczną i usunąć z oferty sprzedające się w sumie dobrze towary. Jednak firmy, które zdecydowały się na eliminację nierentownych produktów szybko uzyskały wzrost zyskowności.
A Ty czy 20% Twoich produktów stanowi 80% Twoje sprzedaży? Jeśli tego nie wiesz to rozwiązanie Business Intelligence może dostarczyć odpowiedź.
Celem nadrzędnym wykorzystania Business Intelligence jest zwiększenie przewagi konkurencyjnej dzięki wykorzystaniu informacji i podejmowaniu decyzji w warunkach mniejszego ryzyka
W warunkach szybko zmieniającej się sytuacji na rynku oraz ogromnej konkurencji, zarządzanie firmą wymaga stałego dostępu do aktualnych danych, dotyczących operacji biznesowych. Kluczowym rozwiązaniem znacznie usprawniającym działanie firmy oraz ułatwiającym proces podejmowania decyzji są systemy klasy Business Intelligence (BI).

1. Najczęstsze obszary zastosowań business intelligence

Zastosowanie narzędzi Business Intelligence powinno przynosić organizacji szereg korzyści i wspomagać działanie niemal wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Przekształcenie danych w informacje zastępuje zgadywanie i domysły wnioskami opartymi na faktach. Dodatkowo, Business Intelligence może usprawniać komunikację pomiędzy departamentami firmy.

Narzędzie do tworzenia statycznych raportów, ze względu na powszechność jego stosowania musi być i jest jednym z kluczowych elementów oferty Business Intelligence każdej firmy. Wyrafinowane narzędzia analityczne powinny umożliwiać prowadzenie nie tylko standardowego raportowania. Powinny przede wszystkim pozwalać na wykonywanie zaawansowanej analizy z wykorzystaniem statystyki, prognozowania, badania trendów, wyszukiwania zależności między danymi.
Dzięki wykorzystaniu narzędzi Business Intelligence, analizy są tworzone ad hoc przez użytkowników i nie wymagają angażowania do tego specjalistów, np. działu IT.
Finalnie, rozwiązania Business Intelligence powinny dostarczać informacji uporządkowanych w sposób przystępny do analizy dla wszystkich odbiorców informacji w przedsiębiorstwie – zarządu, kierownictwa wyższego i niższego szczebla, pracowników, kontrahentów, partnerów. Każdy użytkownik tych rozwiązań ma możliwość budowania własnych analiz, bez konieczności świadczenia pomocy ze strony informatyków czy wyspecjalizowanych analityków systemowych.

Tabela 1. Przykładowe raporty i analizy wykorzystane przez departamenty firmy

Oczywiście, wyżej wymienione przykłady nie wyczerpują możliwości systemów analitycznych. O ostatecznym kształcie każdego rozwiązania decydują poszczególne grupy użytkowników.
Ponad to firma decydując na wdrożenie systemu klasy Business Intelligence. może szukać w systemie odpowiedzi na następujące pytania

• Mając dokładne i bieżące informacje na temat możliwości sprzedażowe naszej firmie, Jak wiele innych produktów lub usług, możemy sprzedać?
• Czy system da mi poprawić moje ceny ws wielkości sprzedaży? Jaki byłoby wtedy próg rentowności moich cen?
• Czy system pomocy poprawić moje marże mając właściwe informacje o cen konkurencji?
• Czy system usprawnia cykle przepływu środków pieniężnych?
• Czy mogę wydajne produkować więcej przy minimalnych zasobach?
• Czy mogę zmniejszyć koszty zapasów? koszty surowców? koszty transportu i magazynowania?
• Jak zredukować koszty sprzedaży ogólne i wydatki administracyjne?
• jak redukować koszty zadłużenia i / lub poprawić mój koszt kapitałowy?

2. Ile kosztują rozwiązania BI ?

Na rynku od lat utrzymuje się stereotyp, że rozwiązania BI są bardzo drogie i z tego powodu niedostępne dla firm z sektora MSP. Nie prawda, to jest przesąd !
Nowoczesne aplikacje analityczne przestały być oparte o kosztowną i trudną we wdrożeniu technologię hurtowni danych, która umożliwia prowadzenie analiz jedynie według z góry zaprojektowanych wymiarów i miar. In-memory, pozbawiona większości ograniczeń starej technologii, zapewnia osiągnięcie lepszego efektu szybciej i przy znacznie niższych nakładach inwestycyjnych. O przewadze tych narzędzi decydują też niższe wymagania sprzętowe oraz bezkonkurencyjna prędkość obliczeń wykonywanych na olbrzymich wolumenach danych. Wdrożenia BI in-memory trwają wielokrotnie krócej niż tradycyjnych narzędzi analitycznych, co przekłada się na niższe koszty i szybszy zwrot z inwestycji.
Stając przed wyzwaniem wdrożenia systemów Business Intelligence, należy dużą uwagę przywiązywać do tzw. Całkowitego Kosztu Własności (TCO – Total Cost of Ownership), na który składa się:

• cena zakupu oprogramowania,
• utrzymania narzędzi,
• rozbudowa systemu.

Jak każdemu zapewne wiadomo z licznych doświadczeń, porównywanie kosztów poszczególnych licencji nie jest prostą sprawą. Jedni podają koszt na procesor, inni na liczbę użytkowników, a jeszcze inni na liczbę lat. Jednak jest to na tyle istotne kryterium, że przydatne jest poznanie choćby rzędu wielkości koniecznych do poniesienia nakładów.
Najlepszym sposobem porównania kosztów BI jest stworzenie scenariusza wdrożeniowego, z uwzględnieniem liczby oraz roli użytkowników. Na tej podstawie jesteśmy w stanie oszacować całkowity koszt oprogramowania. Budując różne scenariusze – konfiguracja dla małej firmy, poprzez organizację średniej wielkości, kończąc na rozbudowanym schemacie w dużym przedsiębiorstwie – można założyć następującą liczbę użytkowników:.

Tabela2: Scenariusz wdrożeniowy systemów

W odniesieniu do podziału na rodzaj użytkowników, zastosowano następujące reguły

• 80% użytkowników operuje na bardzo prostych funkcjach systemu na podstawie istniejących raportów lub kokpitów menadżerskich,
• 18% użytkowników modyfikuje obiekty biznesowe, wykonuje w czasie rzeczywistym interaktywne operacje i analizy,
• 2% stanowią programiści lub analitycy BI, którzy wspierają pozostałych w obrębie działania jednego oddziału.

Porównywanie produktów BI jest trudne ze względu na różnorodność pakietów oraz na częste praktyki oferowania dwóch produktów (funkcjonalności) w promocyjnej cenie. Niniejsza analiza kosztowa dotyczyć będzie jedynie podstawowych funkcji platformy BI tj. statycznych i interaktywnych raportów, kokpitów menadżerskich oraz operacji i analiz ad-hoc. W analizie, wliczono całkowite koszty w okresie 3 lat, proponowane przez 5-ciu dostawców, a dokładniej licencje, wsparcie, z podziałem na dostawców i liczbę użytkowników (zostały przedstawione w Tabeli 3).

Tabela 3. Trzyletni całkowity koszt licencji oraz wsparcia, z podziałem na dostawcę oraz scenariusz wdrożeniowy. Ceny w USD. Źródło: Lowering the Cost of Business Intelligence With Open Source. www.pentaho.com

3. Podsumowanie

Dość uważne przyjrzenie się produktom przedstawionym powyżej, pokazało, że produkty Open Source. są na tyle dojrzałe i sprawdzone, że mogą, a nawet powinny być brane pod uwagę, przy podejmowaniu decyzji. Może nie wszystkie funkcjonalności są przez nie realizowane, ale w zależności od potrzeb danego projektu, kluczem do właściwego wyboru mogą być właśnie wymagania funkcjonalne, na ogół dostępne w drogich rozwiązaniach komercyjnych.
Poprzez dynamiczny rozwój narzędzi klasy Business Intelligence, wiele małych i średnich firm ma możliwość wdrożenia systemów, umożliwiających dostarczanie informacji zarządczej i aplikacji wspomagających podejmowanie decyzji. Wdrożenie zintegrowanej infrastruktury BI to dobry kierunek działań. W przyszłości na rynku będą się liczyć te firmy, które najszybciej i bezbłędnie dostosują się do roznących wymogów. Dlatego systemy Business Intelligence mogą skutecznie przyczynić się do sukcesu każdej firmy.

AUTOR:

Rafik Nafkha
Dyrektor Zarządzajacy
eSupport Sp. z o.o.